王世颖 为什么干活干得好的不如做PPT的

“干活的累死累活，有成果那又如何？！到头来干不过写PPT的”改编自网络神曲《沙漠骆驼》的歌词唱出了无数人的心声。那么大家可曾想过，为什么干不过写PPT的呢？

我们看到的是，有的人升职加薪，用醒目的PPT谈项目，有的人勤奋工作却因为不善于总结而吃亏，却忽略了一个好的PPT+演讲的作用。我们真正期待的是，每一个努力的人都能做好一个PPT，练好一个演讲技巧，让只会大声说话的人不再有市场。今天，职场ABC为爱奇艺副总裁王诗颖女士讲解了《30分钟打造完美PPT演讲》一书的精髓。如果你明白这几点，你可以杀死90%的人-

文/王世颖

如何做好一个PPT？你可以在市场上找到很多关于PPT的书籍，里面介绍了很多精美的PPT及其做法。这些书里的PPT太美了，你会为自己的PPT感到羞耻。因为很少有人能告诉你你的PPT是什么水平，哪些细节可以做得更好。这里说的“做得更好”，并不是什么高深的PPT制作技巧，而是一些需要注意的问题。有些点很容易举手之劳。如果你能做到，你可以杀死90%以上的扬声器。

了解演讲PPT的特殊性

PPT的用途非常广泛，老师上课播放的课件是PPT，产品简介、项目策划也会用到PPT，当然演讲更是最常用到PPT。但是，用在不同场合的PPT，其制作方法也是不一样的。

例如，如果你是一名企业家，你的公司正在融资，你需要为融资写一份商业计划。通常，商业计划书的形式是PPT，但在PDF中也很有用。这种商业计划通常在两种情况下使用。一是如果你打开一家风险投资公司的网站，点击“联系我们”页面，你会看到一个接收商业计划书的邮箱。你握握手，送上你的商业计划书。另一种是你参加所谓的“路演”，有很多投资者坐在观众席上，你在舞台上发言，你的商业计划在你身后的大屏幕上展示。

在这两种不同的场合，PPT的做法是不一样的。

第一种情况，投资者会在自己的电脑或者手机上打开你的PPT，一页一页的翻，甚至转发给公司其他人，或者开会讨论你的PPT。对于这种情况下使用的PPT，文件不宜过大，页数不宜过大，每页都要有意义，方便对方阅读转发和接收。PPT上的每一个细节都要严谨，都要经得起反复的阅读和推敲。所有图片应精确对齐一个像素，所有文字在内容、格式、位置和标点符号上应无可挑剔。毕竟这是一份涉及上亿甚至上亿投资的文件，容不得半点瑕疵。此外，所有的文本都应该是可编辑的，以便于对方复制上述内容，并将你的数据存入存储和存档。不要有花里胡哨的动画和音乐，即使是页面切换动画最好也不要有，这样别人可以快速浏览，轻松找到任何一个页面。

在第二种情况，也就是演讲的情况下，以上规矩都可以不用遵守了。图片的质量要高，文件可以比较大，只要不是大到打开和翻页都很困难就行。页数也可以比较多，一页可以只讲一个要点，只要你能在规定的时间内讲完就行。如果时间来不及的话，格式稍有小瑕疵也不要紧，譬如说每页标题的字号和位置没有完全统一，这样的小瑕疵我们是可以忽略的，因为演讲是一带而过的，这样的问题不经过对比很难发现，而台下的观众根本就没有机会进行对比。文字是否可以编辑也不重要，关键是表现力要最佳。可以有动画，可以有音乐，还可以插入视频，只要效果好，什么都可以有。

简明扼要，不要炫耀你的技能

演讲用的PPT要追求最好的演示效果，但并不等于说要过于花哨。效果是为了突出重点，如果从头到尾都是各种让人眼花缭乱的效果，那反而让人找不到重点了。演讲用的PPT，一页上的内容不要太多，说清楚一个问题即可，若用来论证的图片或图表比较多，可分成多页。最忌讳的就是那种满屏都是字的PPT，标题下面是一二三，再下面是123，然后是ABC，再然后是abc……看起来像是Word文档的导航窗口一样。

数据要尽可能的用图表表示，用视觉效果呈现，会更直观。

动画是为了突出某些内容，可以作为强调重点内容的手段。比如成交量增长很快，用一个直方图逐渐上升的动画就能很好的体现出来。比如公司在全国开了几十家分公司，让这些分公司的图标迅速在中国地图上一一出现，视觉冲击力也很大。

应该加动画还是不应该加动画，判断标准有两条。

首先是你想通过这部动画表达什么？或者加强什么？条形图的上升可以显示和加强成交量的快速增长，而开仓顺序、位置分布和总数量则可以在树枝一一点亮时显示出来。这些都是有道理的。但是纯装饰性的图标做一个闪烁、飞行、旋转的动画是不合适的。如果你想弄清楚你想表达什么。有这个必要吗？

第二个标准是，需要不需要这么表达？这是你最希望传达的关键信息吗？你希望让全场的目光都聚焦在这里吗？如果你只是一个分店的店主，现在你在做年终总结报告，全公司今年在全国开了几十家分店，跟你的业务其实没有必然关系，那么就不要用动画强调这一点。如果你的店销售额是全国冠军，那么就要在这一页上使用那个柱状图升起的动画。如果你的店销售额是全国倒数第一，那么就要淡化这个数据，不要用动画，也不要用图表，甚至不要用数据对比，不要强调数据，放一张你所在分店的实景的照片加上营业额的数值就好了，咱不去跟别的分店比。就像下图这样：

不要使用默认布局

什么是默认版式呢？

我们新建一个PowerPoint文件，双击打开，可以看到一大行字“点击这里添加第一张幻灯片”。单击一次，将出现以下页面。

这是封面的默认布局。让我们“添加一张幻灯片”，这一页就会出现。这是内页的默认布局。

这些是PowerPoint的默认布局。点击“开始>布局”选项，有11种同样难看的布局可供选择。如果只是丑，那真的真的很难用。比如在这个文本框中输入单词，随着输入单词数量的增加，字号会逐渐变小，当你剪切几个单词时，字号会突然变大。如果这个东西真的智能，这个功能就不会让人讨厌，关键是它不智能。有时候只多了一行，字体大小会变得很小，底部有一个很大的空白色，看起来很难。头衔也是如此。短标题的字体较大，长标题的字体较小。

如果使用了这个默认版式，由于每一页内容多少不同，最终整个PPT从标题到正文得有十几个字号，一会儿大一会儿小看得人心烦。这个功能听上去很美，实则不方便。简单干脆的做法是一开始就选择“开始>版式>空白”选项。想写字就“插入>文本框”，想放图片就“插入>图片”，随意调整大小和位置。如果确定了标题文本框的大小、位置和文字格式，使用“Ctrl+C”和 “Ctrl+V”大法，复制到另外一页上，位置、格式丝毫不差。同理，设计好两三种文本框样式，复制就好了，这要比使用默认版式更快更灵活。

各种商务场合很少使用默认格式的PPT，只使用教师讲课和学生作业的课件。偶尔在邮箱里看到这样的PPT，真的很难接受。吃个零食并不难！

有些内容一定要写在PPT上

PPT的不同内容写的不同，但有些内容一定要写在PPT上。

首先是你的名字。你演讲的目的是什么？刷存在啊，让别人知道你；刷好感啊，让别人喜欢你；刷权威啊，让别人敬佩你。那么，怎么能让别人不知道你叫什么呢？头衔、姓名这两个元素，一定要在PPT第一页出现，同时也要在最后一页出现，缺一不可。如果你还想在中间出现，只要不会觉得尴尬，都随意。若是大型会议，个人建议还是留下一个联系方式会显得比较礼貌，也能接收观众的反馈。邮箱是比较合适的。有些人还喜欢留下自己的公众号一类的自媒体，也无可厚非，只要广告痕迹不太明显就是。

其次是你的数据。记得中学的历史课，最难背的是哪一年发生的事？除了少数对数字敏感的人，大多数人对数字的反应和判断比图像和文字更慢，很多人在心理上排斥数字。如果你的演讲涉及很多数据，请一定要把这些数字写在PPT上，让听众容易理解。

再次是冷僻字词。在演讲中使用冷僻字词，自然可以塑造你博学多才的光辉形象，但是冷僻字词又造成了你和观众的沟通障碍。怎么办呢？写在PPT上就好了。“守正出奇”一类不常见的成语，或者是“舍尔灵龟，观我朵颐”等拗口的引文，以及“积善余庆，国富民丰”等专用语汇，不写出来，观众可能根本听不明白你在说什么。如果你使用了冷僻字，一般人不知道怎么读，例如巨擘，也可以把拼音同时写在页面上，这样你在说到这个词的时候，观众会立刻反应过来你说的是什么，而且也可以统一大家对这个字读音的认知，避免你明明读对了，而有的观众却认为你读错了的尴尬。

有些词看起来很美，但听起来不容易理解。比如用同音字和类似字形组成的一些词干，一定要写出来，方便观众理解。比如“汉字简化后，党内无黑，团内无才，国内有宝，友中有爱，美中有美，善中有善。”

这段话音韵很美，演讲出来很有节奏感，但是只有写出来，才更能让观众看明白。

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30分钟做好完美的PPT演讲是一本教你如何做PPT演讲的书，也是一堂生动的培训课。PPT演讲大师王世英，和大家聊聊PPT演讲。

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